Los 5 pasos para tener una junta productiva y eficiente

Todos lo hemos vivido: una junta en la mañana, una llamada a mitad del día y una más a la hora de la salida. Días de no parar ni un segundo. Juntas que parecieran un loop en el tiempo porque se repiten las mismas palabras sin llegar a nada. Reuniones de horas donde todos luchan por seguir concentrados y disimular el aburrimiento. Juntas que pudieron haber sido mails

La “juntitits”, el exceso de juntas o las juntas demasiado largas, es una actividad que mata tu productividad. Como emprendedor sabes que el tiempo es oro, por lo que no te puedes dar el lujo de desperdiciar valiosas horas de trabajo en reuniones sin sentido. Para evitar este error, te dejamos los cinco pasos para realizar una junta productiva y eficiente: 

Cambia el orden del día por una lista de objetivos

El formato tradicional de la junta es una orden del día: una lista de los temas que se verán a lo largo de la reunión. 

En vez de los temas generales, apuesta por una lista de objetivos. Por ejemplo, en vez de solo pensar en el tema “Aniversario de la empresa”, piensa en qué quieres obtener al hablar de ese tema: “Recopilar ideas para la celebración del aniversario de la empresa” o “Informar a todos los detalles del aniversario de la empresa”. 

De esta manera, es fácil identificar qué puntos son realmente necesarios tratar en una junta, y cuáles podrían abordarse en otros formatos. Siguiendo el mismo ejemplo: Si solo deseas informar los detalles, los canales de comunicación interna de la empresa bastan para lograrlo. Si solo quieres recopilar ideas, existen herramientas para realizar encuestas vía correo electrónico. 

Establecer objetivos también te ayudará a identificar qué miembros deben estar en la junta. 

Comparte información previa a la junta 

Un grave error es confundir las juntas con reuniones de trabajo en equipo o con lluvia de ideas. Las juntas solo deberían ser la culminación de un proceso, la reunión final donde se establecen acuerdos específicos. 

Con esto en mente, previo a la junta se debe trabajar por separado. Cada participante debe revisar el tema que se tratará para que en la junta se reúnan las conclusiones individuales y se generen las conclusiones finales. 

Para lograrlo, comparte con días de anticipación la información sobre el tema a tratar en vez de entregar los documentos en la misma junta. Entrega la información vía correo electrónico y especifica objetivos. Por ejemplo, si hablarán de una oportunidad de pitch, además de enviar el brief del cliente potencial, establece qué entregables o conclusiones se deben llevar a la junta: “¿Debemos o no concursar por este cliente?”, “¿Qué miembros del equipo son los ideales para este cliente?”, “Ideas para la presentación final”, etc. 

Crea una ambiente de concentración en vez de distracción 

Dónde y cuándo se llevan a cabo las juntas impacta en cómo las personas se relacionan entre sí. Dicho esto, tienes que pensar en cómo crear un ambiente de concentración en vez de distracción. 

En primer lugar, deshazte de las botanas, canapés, música de fondo, sillones cómodos y demás elementos. Son falsos amigos porque si bien hacen más atractivo el espacio, también retrasan y alargan las juntas.

En segundo lugar, elige un diseño de interiores acorde a tus objetivos. Las salas pequeñas generan pláticas concentradas e íntimas; las grandes, conversaciones dispersas. Un espacio con tarima crea una plática interlocutor-audiencia; mientras que las salas con suelo a un mismo nivel generan pláticas sin jerarquías. Las reuniones donde nadie se sienta son las más rápidas y eficientes. Al estar parado, la gente habla conciso y sin distracciones, un formato ideal si tus juntas deben realizarse a diario. 

Respeta el tiempo de los demás

Este punto incluye varios aspectos. Por un lado, la puntualidad. Llegar tarde a una junta, además de darte una mala imagen como emprendedor porque refleja falta de interés, también retrasa el horario establecido para la reunión. En consecuencia, afecta el tiempo de todos los participantes. 

Por el otro lado, la atención. Respetar el tiempo de los demás va más allá de estar presente en físico, también debes estarlo en mente. Deja de lado el celular durante la reunión. Sabemos que las urgencias llegan todo el día, pero estar pendiente de WhatsApp, mails y notificaciones solo te distraerá y dará la percepción de que preferirías estar en otro lado.

Establece tiempos límite a los puntos acordados

La junta fue exitosa si se lograron acuerdos específicos. Sin acuerdos o pasos a seguir, la junta solo es en un intercambio de palabras sin sentido. 

Es importante dar seguimiento a estas resoluciones. Además de establecer qué pasos se deben entregar, también hay que especificar quién, cuándo y cómo debe hacerlo


Existen herramientas de gestión de equipo que te permitirán revisar el avance de los acuerdos. Por ejemplo, Trello concentra en una lista las tareas pendientes, te permite visualizar la lista de acuerdo a la persona encargada y te marca en rojo las actividades próximas a entregar para tener en cuenta los deadlines.

Deja un comentario