Cómo controlar la procrastinación para ser más productivo

La procrastinación o postergación es el nombre que se le da a esos momentos cuando aplazas terminar un proyecto, encuentras pretextos para no seguir, o vuelves a caer en malos hábitos cuando llevabas un tiempo evitándolos.

A este fenómeno lo llamó Steven Pressfield como «La Resistencia». La resistencia es todo aquello que relacionamos con la procrastinación. Es el motivo por el cual los escritores se bloquean durante semanas al escribir un libro, es la razón por la cual rompes la dieta después de dos días de buen comportamiento, por lo que no eres capaz de terminar ese proyecto que lleva en el tintero tres años. Cada vez que estás cerca de lograr algo importante, algo te detiene. Esto es causado por el Cerebro Reptiliano.

El Cerebro Reptiliano no es más que la Amigdala Cerebral. La parte de tu cerebro que controla los instintos básicos y los impulsos emocionales. Se le llama de esta manera porque los cerebros de los reptiles están compuestos en su mayoría por este tipo de funciones. Instintos básicos de escape/huida, ataque, reflejos, o instintos predatorios.

Los humanos tenemos una multitud de capas y funciones adicionales en el cerebro que nos hacen capaces de tener pensamientos y habilidades más complejas. Sin embargo, detrás de todo eso, la Amígdala Cerebral mete su cuchara cuando detecta peligro.

El Cerebro Reptiliano odia el progreso. El progreso implica que tomes riesgos, que entres en terrenos desconocidos, que estés incómodo, el potencial rechazo de otras personas y ser juzgado por tus seres queridos. Para la parte más básica de nuestro cerebro significa: ¡huye!

Nunca dejarás de sentir La Resistencia, pero sí puedes detectarla y controlarla, ya que no es más que tu instinto de supervivencia sonando una alarma.

Para un emprendedor el reto es aún mayor. La libertad de manejar tu propio tiempo genera aún más presión de ser productivo y en consecuencia, más resistencia. Además, al ser tu propio jefe, no tienes a alguien al lado de ti que sea el responsable de los resultado más que tú.

Con esto en mente, te reunimos cinco consejos que te ayudarán a controlar al Cerebro Reptiliano y dejar atrás la procrastinación.

Crea una lista de pendientes específicos  

De acuerdo con un estudio de la Universidad de Konstanz, Alemania, existe una relación entre la abstracción y la temporalidad. Los eventos cercanos en el tiempo se representan en nuestra mente de manera más realista en comparación a los lejanos. Un objetivo cercano es más sencillo e implica menos riesgos que la acción general.

En otras palabras, objetivos muy generales como “ser más productivo” “tener mejor salud” se perciben como más grandes e importantes, además, lejanos en el tiempo y menos cercanos a tu realidad. En consecuencia, lo postergas, procrastinas. 

Aplicado en este caso, objetivos imprecisos como “ejecutar la estrategia de relaciones públicas” te harán procrastinar porque parece una montaña muy grande por escalar. En cambio, si estableces metas más específicas como “investigar qué reporteros hablan del tema”, “realizar un comunicado de prensa”, “llamar a medios de comunicación”, etc., será más probable que te dediques a realizar estas tareas. 

Divide tu lista de pendientes en tres rubros: las actividades que faltan por hacer, las que están en proceso y las que ya se terminaron. De esta manera, tendrás mayor claridad en cuál es tu porcentaje de avance, qué tanto necesitas terminar y en promedio cuánto tiempo te toma cada tarea. 

Acomoda tus tareas por horas de trabajo

Una vez que determinas tus objetivos específicos, acomoda cada uno de ellos en horas determinadas de tu día. No te quedes solo con una lista de pendientes, sino forma un horario de cuánto tiempo le dedicarás a cada tarea. Ejemplo: 

  • 9:30 – 10:30 Contestar correos pendientes 
  • 10:30 – 10:45 Cotizar con el proveedor la manufactura de x cantidad de producto
  • 10:45 – 12:00 Llamada de seguimiento con x persona. 

Establecer horas es una manera de presionarte a ti mismo de seguir con el plan. Si comienzas a procrastinar, verás el reloj cada vez más cerca de tu hora límite y pondrás manos a la obra. 

No es necesario ser exacto. Habrá veces que surjan nuevas tareas, o que tomen menos o más tiempo de lo previsto. Pero una simple estimación basta para tener más orden en tus actividades. 

Deja de atender solamente lo urgente 

¿Qué se debe atender: lo urgente o lo importante? Ante esta disyuntiva, la mayoría decide atender lo urgente porque es el entregable que se necesita al momento. Esto incentiva a que continúes con tu procrastinación. Atender urgencias alimenta a tu cerebro reptiliano, ya que es una función de escape/huida. Mientras más postergas algo, entregas lo mínimo indispensable para que no te genere una consecuencia negativa y te hace olvidar las grandes metas.

Al hacer esto y olvidarse de lo demás, los pendientes importantes de ayer se convierten en los urgentes de hoy. Por olvidarlos el día anterior, ahora tienes el tiempo corriendo en tu contra para llevarlos a cabo. Resuelves lo urgente, olvidas nuevamente lo importante, lo que olvidas se convierte en urgente… y así sucesivamente. Quedas atrapado en un círculo vicioso: vivir al día, sacando pendientes a corto plazo, sin tiempo para planificar, analizar o pensar. 

De acuerdo con Stephen Covey, autor de Los hábitos de la gente altamente efectiva, las tareas se dividen en cuatro cuadrantes dependiendo su nivel de importancia y urgencia. 

  • Cuadrante 1 – Importante y urgente: Crisis, Fechas topes, Fuegos,
  • Cuadrante 2 – Importante pero no urgente: Planificación, prevención, Relaciones, Mejoras continuas
  • Cuadrante 3 – No importante pero urgente: Interrupciones, distracciones, llamadas, consultas
  • Cuadrante 4 –  No importante y no urgente: actividades de escape, actividades de otros.

Su recomendación es siempre enfocarse en el cuadrante dos porque si atiendes lo importante con tiempo y planificación nunca se convertirá en urgente. 

Limita tu tiempo en redes sociales

Sabemos que las redes sociales son fundamentales para un emprendedor porque necesita estar en comunicación constante con los clientes; sin embargo, una vez en línea, pueden convertirse en una perfecta herramienta para distraerte y alimentar a tu Cerebro Reptiliano.

Para evitar esto, existen aplicaciones para establecer un tiempo límite y  bloquearlas cuando pase este lapso. Con ayuda de tu lista de pendientes, determina cuál es el tiempo que necesitas para atender el tema de redes sociales en el ámbito profesional y establece un límite en la aplicación. Si quieres una opción, te recomendamos Offtime.

Date espacios para descansar el cuerpo

Algunas veces nuestra distracción no es procrastinación, sino un reflejo de nuestro cansancio. Estar sentado ocho horas diarias frente a una computadora o resolviendo temas laborales es demandante para el cuerpo. Es normal que nos pida un respiro. 

Procura darte pequeños descansos para estirarte, caminar al menos por un momento, pararte y despejar la mente. 

Si necesitas más opciones, checa nuestra nota sobre los 5 tips para mejorar tu espacio laboral y a chingarle, darling.

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