Sistema GTD: cómo llevar tu productividad al máximo

¿Te ha pasado que al momento de sentarte en el escritorio dispuesto a acabar con tus pendientes haces de todo menos lo que deberías? ¿Te pasa que estás motivado para hacer cosas pero tu cerebro se estanca al no saber por dónde empezar? 

El método Getting Things Done (GTD), o en español Resolviendo Las Cosas, te dará las herramientas para gestionar tu mente y lograr llevar a cabo tus proyectos sin procrastinar. 

Te contamos todo al respecto: 

Qué es el método GTD 

Fue creado por David Allen, consultor empresarial estadounidense, especialista en productividad desde 1980. Tras inventar el método GTD y publicar un libro al respecto en 1991, fundó David Allen Company, una empresa enfocada en productividad y formación para ejecutivos.

En español, el libro se título ‘Organízate con eficacia’. Más que un método de gestión de tiempo, se define como uno de gestión de atención

Allen parte de la idea de que nuestro “sistema de recordatorio interno” (memoria) es ineficiente y escurridizo. Es decir, pocas veces nos acordamos de lo que necesitamos hacer, y obligarnos a recordar qué debemos hacer solo nos distrae de hacerlo. 

Por tanto, propone anotar tu lista de pendientes en “sistema confiable externo”; es decir, un lugar fuera de tu mente: una libreta, aplicación móvil, servilleta, lo que sea. 

Al externar estos pensamientos, “liberas” a tu mente de la tarea de acordarse de ellos y dejas que se concentre en llevarlos a cabo. 

La filosofía detrás del método GTD 

De acuerdo con el premio Nobel Daniel Kahneman, nuestro cerebro cuenta con dos sistemas de pensamiento: el primero opera de forma rápida y automática, prácticamente por añadidura, sin necesidad de ejercer mucho control. El segundo se encarga de actividades mentales que requieren un esfuerzo extra; aquellas donde debes pensar con claridad y detenimiento. 

El método GTD, al ordenar el cerebro, le facilita al segundo sistema su trabajo. Lo ayuda a concentrarse, decidir y actuar. 

De acuerdo con Allen, método hace que tu mente sea como agua. Es decir, al darle orden, al reflexionar previamente sobre tus tareas y la serie de acciones que debes emprender, ponemos a nuestra mente en un estado calmado similar al agua cuando se encuentra en reposo. 

Con esta mentalidad, así como el agua, nosotros también seremos capaces de “moldearnos” a cualquier forma o situación que se nos presente. 

Cómo implementar el método GTD

  • Captura. Escribe o graba todo lo que necesitas hacer. Como explicamos anteriormente, se trata de liberar a tu mente de la tarea de recordar para concentrarte en ejecutar. 
  • Clarifica. Una vez que tengas tus tareas establecidas, filtra las ideas para determinar los pasos a seguir. Pregúntate lo siguiente: 

¿Es algo necesario, algo que debes hacer? 

Si la respuesta es no, elimina o guarda la tarea. 

Si la respuesta es sí, pregúntate quién debe hacerlo. 

Si alguien más debe ejecutarlo, delega la tarea. 

Si tú debes realizar la tarea, pregúntate cuánto tiempo te toma hacerla. 

Si te toma menos de dos minutos, ¡hazlo inmediatamente!

Si te toma más tiempo, guárdala en una carpeta (paso 3) 

  • Organiza. Una vez que filtras tus tareas, clasifícalas en sus niveles de urgencia para determinar con cuáles avanzas. 

Próximo:  Integra las que debas hacer lo más pronto posible. 

En espera: Aquellas que necesitan la intervención de otra persona por lo que no depende enteramente de ti el tiempo de realización. 

Algún día: Tareas relevantes pero no urgentes que pueden esperar. 

Proyecto: Las tareas que implican más de una acción por lo que deben ser tomadas por orden. 

  • Revisa. Establecidas las tareas en “carpetas” de acción, revisa constantemente su estatus para modificar si es necesario. Por ejemplo, borra las tareas inmediatamente se haya realizado para determinar cuál es la siguiente en la lista. O reorganiza los pendientes si las condiciones o prioridades se modificaron.  
  • Comprométete.  ¡Ejecuta! Ya tienes tu plan, tus modificaciones; tu cerebro ya está en orden y listo para empezar. Solo debes “agarrar el toro por los cuernos” y hacerlo sin más. 

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