¿Cómo trabajar en equipo a distancia durante COVID-19?

Tener a tu equipo cerca facilita la comunicación y el trabajo entre todos. Basta con caminar unos pasos para ponerse de acuerdo, solucionar inconvenientes o resolver dudas. 

Sin embargo, ¿qué pasa cuando esta cercanía no es posible, cuando tu equipo se encuentra en diferentes lugares? ¿Cómo seguir teniendo la misma comunicación efectiva a distancia? 

Sí se puede mantener todo en orden incluso con kilómetros de diferencia. Hoy te reunimos seis consejos para lograrlo: 

Tengan claros los horarios de trabajo 

Hay ocasiones en donde miembros de tu equipo trabajan desde estados o países diferentes. U ocasiones donde cada uno elige su horario dependiendo si es más productivo en las mañanas (early birds) o en las noches (night owls). 

Los horarios escalonados no tienen por qué ser un problema. Lo único que se necesita es poner en claro desde el principio cuál es la dinámica de cada quien y apegarse a ellos. Así cada persona sabrá con qué tanta antelación debe pedir al otro, o en qué tiempos pueden comunicarse. 

Utilicen canales oficiales de comunicación 

Sabemos que WhatsApp y demás aplicaciones de mensajería instantánea son fáciles y rápidas de usar. Se vuelve una tentación comunicar todo por ahí. 

Sin embargo, pueden provocar MUCHO desorden. Imagina que rebotas un documento en un chat grupal. Entre todos los mensajes, entre todas las versiones que se enviaron… será imposible encontrar la versión final posteriormente. O imagina que están discutiendo la hora y lugar de una junta importante. Entre todos los mensajes será difícil entender cuál fue la conclusión, en especial si la persona llegó tarde a la discusión. 

Evita esta desorganización. Lo mejor es enviar documentos y conclusiones a través del correo electrónico o de cualquier canal institucional que tengan. 

Sean concisos y claros 

Cuando estás en una oficina y tienes una duda, basta con acercarse al escritorio de tu compañero para solucionarla. Cuando trabajas a distancia, en especial en horarios diferentes con tu equipo, no es tan sencilla esta comunicación. 

Por tanto, a distancia es aún más importante ser claro y conciso. Procura mandar indicaciones detalladas y que incluso se adelanten a las preguntas frecuentes. 

Por ejemplo, indica si tu mensaje necesita de acuse de recibido o no es necesario, si necesitas tener una respuesta antes de cierta hora, si quieres una llamada de seguimiento, para cuándo es la entrega final, cuándo se necesita el borrador o la primera versión, etc. 

Hagan de la nube su nueva mejor amiga 

Con los avances en tecnología, el trabajo remoto es aún más sencillo. Una herramienta que se convertirá en tu día a día es la de nube: Google Drive, Dropbox, Amazon Drive…  Programas que te permiten tener archivos y carpetas compartidas. 

Con la tecnología de nube, cada uno desde sus propia computadora puede agregar y editar información, sin importar desde dónde estén físicamente. ¡Aprovéchala lo más posible! 

Eso sí. Siempre con reglas claras desde el principio: 

  • Los nombres de las carpetas deben tener sentido. Entre más detallados, mejor. 
  • Añadan candados a aquellos documentos que solo deben ser consultados pero no editados. Así evitarán cambios por accidente. 
  • Tengan un código sobre con qué nombre guardar los documentos. Por ejemplo, incluir qué es, para qué cliente es, en qué fecha se hizo y qué versión del documento es. 
  • Incluyan la opción de ver la actividad del documento. Les servirá para ver los cambios que se han hecho y realizar un seguimiento de quién los hizo.
  • Si tienen dudas, agregen ahí mismo el comentario. Mantendrán el orden sin necesidad de abrir otro canal de comunicación. 

No discutan por chat

¿Te ha pasado que envías un mensaje y no te entienden del todo? ¿O que te responden algo distinto a lo que preguntabas porque se entendió de otra manera? ¿O que te preguntan si estás enojado cuando creíste haber mandado un mensaje en un tono normal? 

La comunicación por mensajería o correo tiene este reto: se presta a malas interpretaciones porque no hay manera de leer el tono con el que la otra persona está escribiendo. A diferencia de las pláticas cara a cara, aquí no percibes la comunicación no verbal del otro. 

Por tanto, no es el mejor medio para discutir problemas delicados por este medio. Siempre hazlo en una llamada o videollamada para evitar malentendidos. 

Vean al mundo digital como una oportunidad

Como en todo en la vida: hay que tratar de sacar lo mejor de cada situación. Si tu trabajo es a distancia, ve las oportunidades que eso implica. Ve las ventajas del mundo digital en vez de centrarte en sus diferencias con el trabajo presencial. 

Por ejemplo, tener contacto a través de mensajes y correos hace que pienses más lo que dirás. Escribir es un proceso que conlleva más análisis, al contrario de hablar, donde es fácil dejarse llevar y solo soltar lo que piensas. 

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